Основные правила работы архивов организаций 2015 скачать

Библиографическое описание: Маликова На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 иногда и 20 лет. В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов. Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации. В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел. Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного основные правила работы архивов организаций 2015 скачать. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности. Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий. Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы основные правила работы архивов организаций 2015 скачать и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и основные правила работы архивов организаций 2015 скачать машины, производящие вибрацию. В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы. Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов. Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп. Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха. Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно. В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80—90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности. Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические основные правила работы архивов организаций 2015 скачать. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи шкафы вплотную к наружным стенам здания из-за возможности основные правила работы архивов организаций 2015 скачать промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева. Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350—400 дел. При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек. Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также основные правила работы архивов организаций 2015 скачать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет. Порядок расположения документов в хранилище определяется планом схемой их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования основные правила работы архивов организаций 2015 скачать после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиаловто и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов. Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов. Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив. Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным свыше 10 лет сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и основные правила работы архивов организаций 2015 скачать составлять заверительные надписи. Работники архива, совместно с руководителем основные правила работы архивов организаций 2015 скачать, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам. Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда. Делопроизводство и архивное дело. Росархивом 6 октября 2000 г.